Comment vérifier le travail de ses employés et sous-traitants ?
Vos salariés ou vos sous-traitants interviennent sur des sites où vous n’êtes pas. Vous devez savoir si le travail a été fait, quand et comment, sans passer vos journées au téléphone ni installer un climat de surveillance.
Pourquoi « c’est fait ? » ne suffit pas
Un message ou un appel vous dit qu’une personne pense avoir terminé. Il ne vous dit pas ce qui a été fait précisément, ni à quelle heure, et il ne laisse aucune trace exploitable en cas de litige avec un client ou un prestataire.
Le problème grossit avec le nombre de sites et d’intervenants : les confirmations se perdent dans les conversations, et vous ne voyez les oublis qu’au moment où quelqu’un se plaint.
5 méthodes pour vérifier le travail à distance
| Méthode | Ce que vous savez | Limites |
|---|---|---|
| Message ou appel | Que la personne dit avoir terminé | Aucun détail, aucune trace durable, interrompt tout le monde |
| Feuille de passage papier | Une signature et une heure | Remplie de mémoire, illisible, à ramasser et à archiver |
| Photos par WhatsApp ou SMS | Un aperçu visuel | Mélangées aux conversations, sans lien avec les tâches prévues |
| Contrôle sur place | L’état réel au moment du passage | Coûteux en temps, impossible à faire à chaque intervention |
| Checklist par QR code | Les étapes réalisées, l’heure, le nom, les commentaires et les photos | Ne remplace pas un contrôle physique ponctuel |
La meilleure organisation combine souvent deux méthodes : une validation à chaque intervention, et un contrôle sur place de temps en temps pour vérifier que la réalité correspond aux validations.
Voyez ce que donne une vérification par QR code.
La démo reproduit une vraie checklist « Nettoyage sanitaires ». Vous scannez le QR code, cochez les étapes, ajoutez une photo et validez. À côté, vous voyez ce que le responsable reçoit au même moment. Rien n’est envoyé.
- 1Scannez le QR code de la démo
- 2Cochez les étapes et ajoutez une photo preuve
- 3Découvrez le compte rendu côté responsable
- Nettoyer les lavabos et miroirs
- Désinfecter les toilettes
- Recharger savon et papier
- Laver le sol
Ce qu’une bonne vérification doit vous apporter
- Quoi : la liste des tâches prévues, cochées une par une, plutôt qu’un simple « fait ».
- Quand : l’heure de validation, enregistrée automatiquement.
- Où : le QR code est affiché sur le lieu ou l’équipement ; la validation se fait depuis l’endroit où le travail a lieu.
- Qui : le nom de l’intervenant, si vous le rendez obligatoire.
- La preuve : une photo de fin d’intervention et un commentaire en cas d’anomalie.
Salariés : contrôler sans fliquer, et dans les règles
Vérifier le travail fait partie du rôle de l’employeur, mais le dispositif doit rester proportionné et transparent. Le Code du travail prévoit qu’aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (article L1222-4). Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, le CSE doit en plus être informé et consulté avant la mise en place d’un moyen de contrôle de l’activité (article L2312-38). Le nom et l’heure de validation étant des données personnelles, informez aussi vos salariés de leur utilisation, comme le prévoit le RGPD.
Concrètement : présentez la checklist à l’équipe, expliquez à quoi servent les validations et les photos, et contrôlez des tâches, pas des personnes. Une checklist bien faite aide d’abord le salarié : il sait exactement ce qu’on attend de lui.
Sous-traitants : une preuve de prestation
Avec un prestataire, la question est surtout contractuelle : la prestation prévue a-t-elle été réalisée, et pouvez-vous le montrer à votre propre client ? Inscrivez dans le contrat le cahier des charges et la preuve attendue (validation sur place, photos), puis appuyez-vous sur l’historique des validations en cas de désaccord ou avant de régler une facture.
Mettre en place une vérification en 3 étapes
- Écrivez la procédure sous forme de checklist : une ligne par tâche vérifiable.
- Affichez le QR code sur le lieu, la zone ou l’équipement concerné.
- Consultez les validations depuis votre espace : heure, étapes, commentaires et photos. Les anomalies ressortent d’elles-mêmes.
Avec QR Checklist, vos équipes et vos sous-traitants n’ont ni compte à créer ni application à installer : ils scannent et valident depuis leur téléphone.
Vos questions
Est-ce légal de contrôler le travail de ses salariés ?
Oui, à condition que le dispositif soit proportionné et que les salariés en aient été informés au préalable (article L1222-4 du Code du travail). Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, le CSE doit aussi être informé et consulté au préalable (article L2312-38).
Comment prouver qu’un sous-traitant est bien passé ?
Demandez une validation sur place à la fin de chaque intervention : le QR code est affiché sur le site et chaque validation enregistre l’heure, les étapes réalisées et, si vous le demandez, des photos.
Les photos envoyées par WhatsApp suffisent-elles ?
Elles donnent un aperçu, mais elles se perdent dans les conversations et ne disent pas quelles tâches ont été faites. Rattachées à une checklist, les mêmes photos deviennent une preuve classée et retrouvable.
Mes équipes doivent-elles installer une application ?
Non. Avec QR Checklist, le QR code ouvre la checklist dans le navigateur du téléphone, sans compte ni installation.
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Créez votre première checklist et affichez son QR code là où le travail se fait.
Gratuit pour démarrer, sans carte bancaire. Vos équipes n’ont rien à installer.